Pembukuan Sederhana UMKM di Excel: Buku Kas dan Laba Rugi

Pembukuan sederhana UMKM di Excel dibuat dari satu buku kas: tanggal, keterangan, kategori, pemasukan, pengeluaran, dan saldo berjalan. Sheet kedua menjumlahkan tiap kategori per bulan dengan SUMIFS untuk menampilkan laba rugi. Kategori dipilih dari dropdown supaya penulisan seragam dan jumlahnya tidak meleset.

Ini pencatatan kas sederhana. Bukan standar akuntansi, bukan laporan keuangan resmi, dan bukan nasihat pajak. Untuk kewajiban pajak atau laporan keuangan formal, tanyakan ke akuntan atau kantor pajak.

Kalau Excel Anda memakai pengaturan regional Indonesia, pemisah argumen rumus biasanya titik koma (;), bukan koma. Rumus di artikel ditulis dengan koma.

Contoh kasus

Sebuah toko pakaian kecil mencatat uang masuk dan keluar selama Oktober 2026. Saldo awal Rp5.000.000. Nama pemasok, barang, dan semua angka di bawah adalah contoh, bukan data usaha nyata.

Sheet 1: Kas (buku kas)

Satu baris untuk satu kejadian uang. Pemasukan dan pengeluaran diisi di kolom terpisah, jadi tidak perlu tanda minus.

Saldo berjalan

Rumus F2, disalin ke F3 sampai F15 dan seterusnya:

=SUM($D$2:D2)-SUM($E$2:E2)

Awal rentang dikunci dengan $, akhirnya tidak. Di baris 3 rumus menjadi SUM($D$2:D3)-SUM($E$2:E3), dan seterusnya. Hasil di F15 adalah 9.175.000.

Alasan memilih rumus ini, bukan =F2+D3-E3: rumus tumpuk yang sama bisa disalin ke semua baris termasuk baris pertama, dan satu baris yang terhapus tidak memutus rantai saldo. Fungsi dasarnya ada di SUM. Demo di bawah menulis rentang tanpa $ (misalnya SUM(D2:D5)) dan mengisi tiap baris sendiri. Di Excel dan Sheets pakai $ seperti rumus di atas.

Untuk saldo awal, catat sebagai baris pertama dengan kategori “Saldo awal”, seperti baris 2 di atas. Dengan begitu buku kas tetap satu tabel.

Sheet 2: Kategori

Daftar kategori ditaruh di sheet terpisah supaya dropdown mengambil nama yang tetap.

Kolom B hanya keterangan untuk Anda. Rumus di artikel ini mencocokkan nama kategori persis seperti di kolom A.

Dropdown kategori di kolom C

Tampilan dialog dan hasilnya (dengan contoh item lain) ada di tangkapan layar stok barang di Excel. Kolom ini penting. Satu kali ketik “penjualan " (huruf kecil dan ada spasi) di luar dropdown bisa membuat kategorinya tidak terjumlah di laporan. Penjelasan umum ada di membuat dropdown list.

Sheet 3: Laba Rugi bulanan

Sel input B1 berisi tanggal 1 bulan yang dilaporkan: ketik 01/10/2026. Sel B2 menghitung tanggal terakhir bulan itu:

=EOMONTH(B1,0) menghasilkan 31/10/2026.

Format B1 dan B2 sebagai tanggal. EOMONTH mengembalikan tanggal terakhir bulan dari tanggal yang diberikan, dengan 0 berarti bulan yang sama.

Hasil B4: dari kolom D sheet Kas, jumlahkan baris yang kategorinya “Penjualan” dan tanggalnya antara 1 Oktober dan 31 Oktober. Enam baris penjualan: 1.250.000 + 1.870.000 + 2.150.000 + 1.640.000 + 2.320.000 + 1.930.000 = 11.160.000.

Tanda ">="&$B$1 menggabungkan operator dengan sel tanggal. Rumus tanggal bergantung pada angka urut tanggal di sel, jadi sel tanggal di kolom A sheet Kas harus benar-benar tanggal, bukan teks. Fungsi inti ada di SUMIFS.

Ganti B1 menjadi 01/11/2026 dan seluruh laporan pindah ke November tanpa mengubah rumus lain. Di demo, tanggal ditulis 2026-10-01 dan sel mulai bulan ada di F2.

Saldo kas akhir bulan

Untuk mencocokkan laporan dengan uang di tangan:

=SUMIFS(Kas!$D$2:$D$1000,Kas!$A$2:$A$1000,"<="&$B$2)-SUMIFS(Kas!$E$2:$E$1000,Kas!$A$2:$A$1000,"<="&$B$2)

Hasilnya 9.175.000, sama dengan F15 di buku kas. Jika angkanya tidak sama dengan uang yang Anda hitung di laci atau rekening, ada transaksi yang belum dicatat.

Mengapa laba bersihnya sama dengan kenaikan kas

Kas naik dari 5.000.000 ke 9.175.000, selisih 4.175.000, sama dengan laba bersih di atas. Itu terjadi karena semua transaksi contoh tunai dan dicatat di hari uangnya bergerak. Pembelian kaos 1.600.000 pada 28 Oktober sudah dihitung sebagai biaya penuh, meskipun barangnya mungkin belum terjual. Cara ini sengaja disederhanakan. Pembukuan lengkap menghitung biaya hanya untuk barang yang sudah terjual dan memerlukan catatan persediaan.

Kalau Anda juga mencatat stok barang, polanya ada di stok barang di Excel.

Beda Excel dan Google Sheets

Rumus di artikel ini sama di keduanya. Kalau tanggal di Sheets tidak terbaca, periksa bahasa dan lokal berkas di File > Settings, karena format tanggal 01/10/2026 bisa terbaca sebagai 10 Januari pada lokal tertentu.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tanggal tersimpan sebagai teks. SUMIFS tidak menghitung baris itu. Cek dengan mengubah format sel ke Umum: tanggal asli berubah menjadi angka lima digit (1 Oktober 2026 menjadi 46296), sedangkan teks tidak berubah.
• Pemasukan dan pengeluaran digabung di satu kolom dengan tanda minus. Rumus laporan jadi rumit. Pisahkan seperti contoh.
• Kategori diketik bebas. Pakai dropdown.
• Saldo awal dicatat sebagai penjualan. Laba bulan itu menjadi terlalu besar. Beri kategori sendiri.
• Rentang SUMIFS berhenti di baris terakhir yang terisi. Rumus di artikel ini sampai baris 1000, jadi baris baru ikut terhitung. Perpanjang jika data lebih banyak.
• Uang pribadi dan uang usaha tercampur. Catat pengambilan pribadi sebagai kategori tersendiri atau jangan campur sama sekali, supaya laba usaha tidak bias.
• Data satu tahun menumpuk di satu sheet. Simpan satu berkas per tahun atau arsipkan, lalu pindahkan saldo akhir menjadi saldo awal tahun berikutnya.

Cara angka di artikel ini diperiksa

Semua angka (saldo berjalan F2 sampai F15, 11.160.000, 4.000.000, 7.160.000, 2.985.000, 4.175.000, dan 9.175.000) dihitung dengan skrip Node memakai hot-formula-parser. SUMIFS tidak berjalan benar di pustaka itu, jadi skrip memakai penggantian tulisan sendiri untuk SUMIFS dengan kriteria teks dan tanggal. Saya tidak menjalankan rumus ini langsung di Excel atau Google Sheets. Langkah menu dikutip dari bantuan resmi Microsoft dan Google yang ditautkan di atas.

Template pembukuan sedang direncanakan. Daftar yang tersedia nanti ada di halaman template.

Untuk mengatur anggaran sebelum mencatat, lihat rencana anggaran perjalanan. Dasar-dasar rumus ada di 50 rumus dasar dan belajar Excel untuk pemula.